首先，要明确年会活动的主题，并围绕主题展开详细的计划。有些单位会选择传统的“回顾过去、展望未来”的主题，有的则会更具有实际意义，关注职工的身心健康、创新发展等问题。不管采用怎样的主题，都要注意体现团队精神，强调共同进步。
其次，必须注意活动预算，要根据实际情况合理安排各项费用。年会活动包括场地租赁、音响设备、布置花费、获奖礼品、聚餐费用等各项开支，这些方面可以进行适当的压缩成本，但却不能减少对员工的奖励或餐饮质量的控制。管理层要对整个活动的财务状况有所把握，提前做好安排及节约计划。
同时，还需注意安全及节能。年会活动期间使用的电力和水资源等必须得到妥善使用，以避免造成不必要的浪费。场地安全也是需要重点考虑，为了避免发生意外或紧急状况，应在开始活动之前对场地、设备以及安全疏散路线进行防范和检查。
另外，对于公司的高管和老员工来说，他们更注重个人的友好氛围的创立。因此，在游戏和互动节目的环节中，应该将老员工纳入参与，创造愉悦的气氛。同时使整个活动形式更加多元化、有趣，便于与年轻员工保持共同话题，并促进新老员工间的交流和了解。
最后，就是资料收集方面的问题。资料的准备可以从历年来的公司数据收集、调查问卷、小时候的各种记忆、各种领域的小故事、每周头条等方面着手。这些资料呈现出来可以作为视频放映、草稿演讲、PPT文件等方式呈现，既能回顾历史，也能向未来展望。
在总体规划中体现品牌形象，宣传企业文化和团队精神，通过年会聚会，增强员工凝聚力和自信心，将不利因素转化为机遇，以单位年会为契机，全体员工在团结自强的基础上再创辉煌。